Iván Fernández Suárez
Consultor de prevención de riesgos laborales en Fraternidad Muprespa. Profesor del máster PRL y SIG en la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
Revista Gestión Práctica de Riesgos Laborales, nº 204 / Junio
La irrupción de las nuevas tecnologías (Tecnologías de la Información y de la Comunicación, TICs) ha supuesto una fractura de las barreras físicas y temporales.
Caso práctico
En este documento se va a desarrollar un ejemplo práctico con los pasos necesarios para lograr una implantación eficaz de la modalidad de teletrabajo. Para ello se procederá a un análisis del marco teórico, definiendo las principales modalidades de teletrabajo y sus riesgos asociados. De esta forma se propondrán pasos a seguir para la implantación de teletrabajo en las mejores condiciones de seguridad y salud posible para los participantes en el proyecto.
El caso práctico es desarrollado en una empresa ficticia, de forma que pueda ser aplicado en cualquier tipo de organización adaptando los pasos descritos a las características de la misma.
Se propone una implantación de teletrabajo en una organización dedicada al diseño de software, con una plantilla de 50 trabajadores. En este caso el perfil de las personas que van a cambiar de la modalidad presencial al teletrabajo es muy claro, ya que todas ellas trabajan de forma continua mediante el uso de equipos informáticos en tareas de diseño y programación. En la adaptación de este caso práctico a otra organización el primer paso sería determinar que puestos son teletrabajables, identificando la parte de la jornada laboral que es desarrollada exclusivamente mediante la utilización de equipamiento informático que pueda ser deslocalizada.
Antes del desarrollo del caso práctico debemos conocer los antecedentes, concretamente la definición de teletrabajo y sus modalidades y aquellos riesgos que se derivan de estos nuevos modelos laborales. En el marco teórico describimos dicha información.
Marco teórico
La irrupción de las nuevas tecnologías (Tecnologías de la Información y de la Comunicación, TICs) ha supuesto una fractura de las barreras físicas y temporales. Somos capaces de llevar a cabo tareas desde lugares en los que antes no se podía trabajar como el transporte, un hotel o nuestro domicilio en cualquier momento del día. Esto ha supuesto un cambio importante a nivel productivo y con él, aparecen nuevos modelos de trabajo, entre los que pueden destacar:
- — Trabajo a distancia: modalidad en la que la actividad laboral se presta en el domicilio de la persona o en lugar elegido por esta.
- — Teletrabajo: trabajo a distancia que es realizado mediante el uso exclusivo de Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TICs).
- — Modalidad híbrida: trabajo que combina la actividad presencial, en el centro de trabajo, con el teletrabajo o el trabajo a distancia.
Estas modalidades rompen con la cultura de presentismo tradicionalmente asentada en nuestro país y abren un abanico de posibilidades en función de la actividad desarrollada. Las organizaciones, a raíz de la pandemia, se han dado cuenta de las ventajas y posibilidades que se presentan mediante su implantación. Especialmente en el caso del teletrabajo, que tiene unas características muy definidas que son enumeradas a continuación:
- — Se trata de una forma de organización del trabajo que debe responder a las necesidades productivas.
- — Se realiza de forma rutinaria, no se trata de una actividad puntual, sino que tiene un marco horario y temporal regulado.
- — Su diseño es diferente al trabajo presencial, deben marcarse tareas y objetivos, se huye del marco temporal, para marcar metas basadas en los trabajos a desarrollar. Esta variable minimiza el presentismo y apuesta por la productividad.
- — Las formas de supervisión y control deben actualizarse, basándose fundamentalmente en las herramientas telemáticas.
- — Debe regularse la modalidad de teletrabajo, por escrito, mediante acuerdos que mantengan los derechos de los trabajadores de forma equitativa con las modalidades clásicas de trabajo, incluyendo el derecho a la desconexión digital y el registro horario.
- — Los trabajadores deben disponer de los conocimientos, herramientas y habilidades para poder desarrollar un teletrabajo efectivo. Incluyendo en este aspecto los riesgos laborales derivados de la actividad.
Riesgos emergentes derivados del teletrabajo
El teletrabajo y sus diferentes modalidades se han erigido como una nueva situación laboral. Una novedad conlleva diferencias, por lo tanto, aparecen nuevos riesgos o riesgos emergentes que antes no habían sido considerados. Una de las principales peculiaridades de esta situación es la deslocalización, la persona no puede ser supervisada por sus mandos o por los técnicos de prevención de forma directa (clásica visita) sino que se realiza de forma telemática. Aspectos como el lugar de trabajo, pasan al domicilio del trabajador, lugar que no se visita por no ser parte de la organización (inviolabilidad del domicilio).
Dado que la actividad teletrabajable está anclada fundamentalmente en puestos a desarrollas con Pantallas de Visualización de Datos (PVD), los riesgos más importantes se centran en las áreas ergonómicas y psicosociales.
Riesgos Ergonómicos:
- — Carga postural: uno de los principales riesgos derivado de dos ámbitos, posturas forzadas y posturas estáticas. En las posturas estáticas pueden destacarse flexoextensiones del sistema muñeca mano, generando dolencias como el túnel carpiano. En cuanto a las posturas estáticas, la principal variable es la falta de cambio postural. El trabajo en PVD puede suponer muchas horas en posturas muy similares, con el consiguiente riesgo de lesión musculoesquelética.
- — Movimientos repetitivos: especialmente en el uso de teclados y ratones, en la mecanización de datos o tareas de tipo intensivo pueden existir exigencias elevadas. Se consideran movimientos repetitivos a aquellos que se presentan en ciclos de trabajo inferiores a 30 segundos (Silverstein), tomando como regla general repeticiones por encima de las 30 acciones técnicas por minuto.
- — Manipulación manual de cargas: en este ámbito es menos frecuente pero pueden existir casos en los que se trasladen materiales (documentación, equipos informáticos, etc.) entre el domicilio y la empresa.
- — Riesgos derivados del ambiente laboral: condiciones ligadas al ambiente como la iluminación, el ruido o la temperatura. La principal consecuencia está relacionada con la fatiga visual, derivada fundamentalmente de la radiación derivada de la utilización de PVDs.
Riesgos psicosociales:
- — Carga mental: las exigencias de la tarea y las capacidades del trabajador pueden verse desajustadas. Es muy importante que se estudie su relación. La adaptación entre las demandas y las capacidades es muy relevante pues esta modalidad fomentar un trabajo más autónomo. Debemos estar atentos a situaciones que puedan provocar patologías como el burnout (síndrome de estar quemado).
- — Autonomía/supervisión: el teletrabajo no debe ser sinónimo de distancia, pues las TICs permiten un contacto inmediato (mensajería, correo, videollamadas, chats, foros, etc.) si bien, pueden darse situaciones de desajuste entre autonomía y supervisión. En este sentido debemos estar atentos a excesos de autonomía que puedan provocar soledad o aislamiento en el trabajador y a situaciones que, por exceso de supervisión pueden generar malestar en las personas, incluso llegando a situaciones de mobbing (acoso laboral).
- — Comunicación/participación: teletrabajar no debe suponer falta de participación, integración y comunicación dentro de la organización. Deben establecerse vías de comunicación y participación efectiva para garantizar la integración de las personas en la cultura de la organización. Valores, artefactos y presunciones básicas son parte de una cultura organizativa que debe estar viva, independientemente de la modalidad laboral.
- — Tiempo de trabajo, formación y promoción: deben establecerse límites entre la vida laboral y personal, fomentando el derecho a la desconexión laboral efectiva, evitando excesos de trabajo. De igual forma, estas modalidades deben permitir la formación y promoción efectiva, en las mismas condiciones que el trabajo presencial.
Pasos para la implantación del teletrabajo
Acabamos de sufrir una pandemia en la se ha implantado el teletrabajo de forma precipitada, sin tiempo para un diseño e implantación efectiva. Esto ha provocado múltiples errores de los que debemos aprender. A continuación se detallan los pasos a seguir para lograr una implantación efectiva y eficaz del teletrabajo, con el objetivo de garantizar la productividad, la calidad y la seguridad y salud de todos los participantes en el proceso.
No cabe ninguna duda de que una implantación bien desarrollada generará beneficios para todas las partes interesadas, por ello, debemos ser cautelosos en su implantación para poder optimizar estos resultados. Los pasos a seguir podrían establecerse tal y como se describen a continuación en el siguiente ejemplo práctico:
1. Compromiso de la organización
En primer lugar, debe aparecer un compromiso de la organización, una apuesta por llevar a cabo un cambio en la modalidad productiva. Pasar de trabajo presencial al teletrabajo. Nos enfrentamos a un cambio cultural y a una modificación sustancial de los procedimientos de trabajo.
Este compromiso debe materializarse con la creación de un comité de implantación, en el que estén presentes miembros de toda la pirámide jerárquica de la organización (que se vea afectada por el cambio).
En dicho comité se analizarán las necesidades formativas, de recursos humanos, tecnológicas y de comunicación, sindicales, legales y organizativas que puedan verse afectadas por el cambio.
En nuestro ejemplo, se trata de una empresa de diseño de software de 50 trabajadores. En este comité deberían aparecer representantes de la dirección de la organización, de los programadores, personal de servicios y delegados sindicales. Se establecerían las necesidades básicas tanto a nivel de conexión como de equipamiento informático (software y hardware). Si la empresa dispone de comité de seguridad y salud, debe incluirse la propuesta en el orden del día de sus reuniones y hacer partícipes a los delegados de prevención o sus representantes, del comité de implantación del teletrabajo.
2. Análisis interno
En esta segunda fase se analiza la viabilidad del proyecto. Antes de comenzar con la implantación del mismo deben valorarse las consecuencias y necesidades del cambio a acometer. Será necesario valorar aspectos legales, tecnológicos, de recursos humanos, organizativos, productivos, relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, etc.
En este punto debe decidirse si la inversión necesaria en todos los aspectos va a ser acometida y se decide continuar con la implantación del teletrabajo. Este apartado, en definitiva, realizará un estudio de los costes y beneficios de la implantación del teletrabajo.
Las exigencias de la tarea y las capacidades del trabajador pueden verse desajustadas. Es muy importante que se estudie su relación.
El equipo de coordinación establecería los costes de derivar los trabajos hacia el domicilio, aquí, en el ejemplo práctico resultan costes de adquisición de equipos portátiles (cambio de torre por portátil), mejora de los servidores, apoyo al coste de conexión a internet de cada trabajador. Por el contrario, se analizan beneficios, pues el local físico, que es de alquiler puede ser adecuado a la nueva realidad, con ello se pueden ahorrar costes en alquiler y consumo energético fundamentalmente. Para la empresa del ejemplo pasar de unas instalaciones con 50 puestos físicos de trabajo a poder efectuar la actividad con unas instalaciones que dispongan de 20 puestos de trabajo. Esto puede suponer un ahorro importante en alquileres, consumos e inmovilizado.
En este punto sería recomendable la participación de un experto en ergonomía que sea capaz de identificar aspectos básicos en la organización del espacio físico y en diseño de la carga mental del puesto de trabajo. Desde el análisis de las sillas, mesas y entornos en los que se desarrolla el trabajo (domicilio del trabajador) hasta aspectos relacionados con los riesgos psicosociales (exigencias de la tarea, comunicación, participación, liderazgo, autonomía, tiempo de trabajo, desarrollo profesional). En el ejemplo descrito, la organización cuenta con un ergónomo que se entrevista con cada uno de los trabajadores con el objetivo de analizar las condiciones físicas del puesto de trabajo (espacios, mobiliario, condiciones ambientales) y tras el que se determinan acciones (entrega de sillas, pantallas, teclados, reposapiés, etc.) en función de cada caso particular. De igual forma, una vez implantada la modalidad de teletrabajo se realizará una evaluación psicosocial para identificar las diferencias entre la modalidad presencial y el teletrabajo.
3. Planificación
En este punto, ya se ha decido acometer el proyecto. Por lo tanto se establecerán los pasos a seguir en la implantación, incluyendo una planificación de los resultados esperados. Se marcarán los objetivos a conseguir y se planificarán los pasos para la implantación efectiva del teletrabajo. Se designarán los siguientes elementos:
- — Fechas de implantación e hitos a alcanzar por la organización.
- — Objetivos a alcanzar en cada paso de la implantación.
- — Indicadores y resultados esperados en cada etapa.
- — Equipos de implantación y seguimiento, periodicidad de las reuniones de control y responsables de evaluación de los indicadores durante todo el proceso de puesta en marcha.
Se marcan fechas en el equipo de coordinación, marcando especialmente los plazos de implementación e indicadores de seguimiento. La organización trabaja por proyectos y equipos, esta modalidad se puede mantener perfectamente en la versión de teletrabajo, por lo que se podrá hacer un seguimiento efectivo de los resultados productivos. De igual forma se realizará una reunión mensual para verificar la satisfacción y las necesidades de los teletrabajadores. Se diseñan herramientas de comunicación para mantener el contacto diario entre los equipos de trabajo. Plataformas como Zoom, Google Teams, webex, blackboard, etc. el mercado de las plataformas digitales ha evolucionado de forma veloz.
4. Proyecto piloto
Antes de la implantación definitiva del proyecto, especialmente en una organización de gran tamaño, es conveniente llevar a cabo una prueba piloto. Este tipo de acciones evitan problemas relevantes en una implantación total. En esta prueba piloto, un grupo pequeño y representativo de la organización adopta la modalidad de teletrabajo. Durante este proceso se analizan todas las variables indicadores relevantes en la actividad de forma que se puedan identificar posibles errores, fácilmente subsanables a pequeña escala y más complejos en una implantación compleja. En este punto pueden evaluarse en rendimiento de los equipos informáticos, las herramientas de comunicación y software, la productividad y capacidad real de trabajo, las sensaciones de las personas que realizan la actividad, así como recoger sugerencias y propuestas de mejora o cambio de cara a la implantación definitiva del teletrabajo.
Esta fase Beta, muy empleada en el mundo del diseño de software, permite identificar desviaciones antes de que se produzca un lanzamiento a gran escala, minimizando los costes derivados de la implantación.
En el proyecto piloto, 5 trabajadores (10%) de la plantilla van a estar durante 6 meses llevando a cabo tareas de teletrabajo. Se han seleccionado entre las personas voluntarias y se monitorizará tanto su rendimiento como su satisfacción. Cada uno de ellos, debe elaborar un informe en el que se destaquen los aspectos positivos y negativos del proyecto piloto, así como todas aquellas dificultades y oportunidades de mejora que puedan llegar a identificar. El diseño de los puestos de trabajo acude más a la productividad.
De igual forma, se desarrollará una evaluación psicosocial a toda la organización, incluyendo la variable de teletrabajo para poder tener una herramienta que compare los riesgos psicosociales en ambas modalidades. Se realizará un seguimiento del absentismo y de todas aquellas patologías que puedan derivarse de aspectos ergonómicos como herramienta de control y medición de la salud de los participantes en ambas modalidades.
5. Implantación
Una vez recogidas las propuestas de mejora de la fase piloto, se lanzará, de forma estructurada la implantación definitiva. Esta puesta en marcha a escala global supondrá un reto para la organización, un cambio cultural que debe ser monitorizado en todo momento. Los indicadores y herramientas de comunicación permitirán llevar a cabo una medición del desempeño y comenzar a disponer de datos para abordar el paso final, la evaluación y mejora continua del proceso.
Tras los 6 meses de proyecto piloto, se implanta el teletrabajo en toda la organización. Estableciendo la presencia de 10 personas (20% de la plantilla) una vez a la semana en las instalaciones de la empresa. De esta forma se pretende que al menos se acuda una vez al mes al centro de trabajo. Estas asistencias se coordinarán en función de grupos de trabajo, necesidades organizativas y otras situaciones que fomenten la cooperación entre los trabajadores.
La vigilancia de la salud, los estudios ergonómicos y psicosociales seguirán realizándose de forma periódica para garantizar un control efectivo de la salud de los trabajadores y verificar que el cambio de modalidad no afecta negativamente a su estado de salud.
6. Evaluación y mejora continua
Cómo en cualquier actividad, la mejora continua es necesaria a nivel competitivo. El mundo de las TICs avanza a una elevada velocidad, por ello, más que nunca, es necesaria una evaluación continua de los resultados del teletrabajo y todas sus herramientas. El cambio constante es una oportunidad para optimizar poco a poco esta nueva forma de trabajar y aunque el proceso haya sido efectivo, no debemos dejar de lado la posibilidad de continuar mejorando. La capacidad de recolección de datos y de entrega de información de estas modalidades es muy elevada y a pesar de la autonomía que se le presupone, las herramientas de comunicación y supervisión cada vez son más efectivas. Elementos como el Big Data, se abren paso en un área en la que las TICs suponen una ventaja sustancial en la obtención de resultados.
Se crea un comité de seguimiento y evaluación del teletrabajo formado por 5 personas (10% de la plantilla), con rotación anual, de forma que se sigan todos los indicadores establecidos en productividad y satisfacción laboral. El comité debe elaborar un informe anual que será presentado a la dirección, con la finalidad de avanzar y evolucionar en el teletrabajo. Se buscarán desviaciones, se analizarán beneficios y se propondrán sistemáticas y herramientas que permitas continuar mejorando la productividad y la satisfacción de todas las personas de la plantilla.
Conclusiones
Se abre una oportunidad única para la deslocalización de los puestos de trabajo. La fractura en temporal y espacial que genera esta nueva forma de trabajar debe ser aprovechada, en pos de aumentar la productividad, la conciliación laboral y personal y la mejora de elementos tan relevantes como el medio ambiente, la calidad y la seguridad y salud en el trabajo. Para lograr estos objetivos, las organizaciones deben ser capaces de diseñar puestos de trabajo adecuados a estas modalidades, así como ser capaces de implantar de forma efectiva los cambios que se derivan del teletrabajo y modalidades similares.
No cabe ninguna duda de que estos modelos van a continuar ganando terreno en la estructura productiva de nuestro país. La pandemia ha supuesto una aceleración de una situación que de forma irreversible se extenderá a todos los ámbitos productivos. Aquellos que sean capaces de optimizar sus puestos de trabajo y aprovechar las virtudes del teletrabajo, tendrán la oportunidad de diferenciarse de sus competidores.
Estructurar de forma adecuada la implantación del teletrabajo permitirá lograr resultados efectivos a corto plazo, tanto en productividad como en seguridad y salud en el trabajo.